Em janeiro de 2018 inicia o cronograma de implantação, por parte das empresas, do Sistema Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, conhecido como eSocial. Por meio dele, o envio de todas as informações sobre colaboradores a órgãos federais será unificado.
Conhecido ainda como folha de pagamentos digital, o novo sistema vai afetar diretamente as áreas de Recursos Humanos, que precisam planejar sua adoção para evitar surpresas. Para ajudá-lo nesse processo, preparamos este post explicando o que é eSocial e quais os benefícios ele trará para sua empresa.
O que é o e-Social?
O e-Social é um sistema que vai centralizar o envio de nove obrigações relativas aos colaboradores que as empresas devem encaminhar a órgãos federais. O projeto envolve o Ministério do Trabalho, a Receita Federal, o INSS e a Caixa Econômica Federal. Com ele, o governo pretende reduzir a burocracia e facilitar a fiscalização sobre os colaboradores.
O que muda com o eSocial?
Com a adoção do eSocial, a forma de fiscalização das obrigações trabalhistas vai ser alterada. Hoje, uma empresa é fiscalizada quando o Ministério do Trabalho ou a Receita Federal solicitam o acesso aos registros referentes aos colaboradores. O e-Social vai automatizar esse acesso, permitindo a fiscalização de forma online.
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Como será a implantação?
Para os empregadores e contribuintes com faturamento no ano de 2016 superior a R$ 78 milhões, a adoção do eSocial se tornará obrigatória a partir de 1° de janeiro de 2018. Já para os demais empregadores e contribuintes o prazo estabelecido é 1° de julho de 2018.
O primeiro passo para realizar a migração para o eSocial é o cadastro dos colaboradores ativos, quando a empresa deve identificar, por meio dos CPFs e dos NIS (Número de Identificação Social) todos os seus trabalhadores.
É importante que a empresa mantenha atualizado o cadastro dos seus colaboradores, pois são necessárias várias informações, como endereço, estado civil e escolaridade, para realizar este cadastro.
Quais as vantagens?
Para a empresa, depois de implantado o eSocial será facilitado o cumprimento das legislações trabalhistas. O uso da ferramenta vai reduzir a demanda pelo preenchimento de formulários e declarações.
Com mais transparência e segurança jurídica no envio das informações aos órgãos federais, a empresa também reduz o risco de demandas trabalhistas e fiscais.
O que muda no dia a dia?
O e-Social não envolverá somente o RH. Áreas como o Financeiro e a Segurança no Trabalho também serão impactadas. A empresa terá que promover o alinhamento entre estes departamentos para garantir o atendimento à mudança.
A nova rotina também exigirá maior atenção no que se refere à atualização das informações relativas aos colaboradores. Importante ressaltar que o eSocial não altera os prazos para o envio das diferentes obrigações da empresa com os colaboradores. Ele sistematiza e centraliza este envio em um mesmo ambiente.
Lembre-se que a adoção de plataformas de gestão de recursos humanos pode ser uma excelente forma de adequar-se ao eSocial com mais agilidade e precisão.
Sua empresa já está preparada para a adoção da folha de pagamentos digital? Saber exatamente o que é e-Social e quais os benefícios que ele vai gerar é o primeiro passo para realizar a migração de forma segura.
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