Admissão digital: saiba o que é e como implementar na sua empresa!

O RH 4.0 já é uma realidade impulsionada pelo dinamismo dos mercados, que exigem que as empresas se adaptem de forma rápida às transformações digitais, a fim de garantir mais eficiência e otimização dos recursos. Nesse cenário, a admissão digital é um importante fator para colaborar com a automatização dos processos, contribuindo para que a área seja menos operacional e mais estratégica.

Isso acontece porque a tecnologia permite que as atividades manuais sejam realizadas por meio de softwares e, dessa forma, sobra mais tempo para manter a equipe ativa em ações que motivam e engajam os funcionários da empresa, aumentando a produtividade e os resultados do negócio.

Ficou curioso para saber mais sobre admissão digital e como você pode implantar na sua empresa? Então confira este artigo que preparamos para você!

O que é admissão digital?

Trata-se do processo que torna possível ao profissional recém-contratado enviar seus documentos por meio de uma plataforma, via internet. Com isso, ele não precisa se deslocar até a companhia empregadora.

Com a ajuda do sistema operacional, o contratado envia a documentação e a empresa confirma o recebimento e o armazenamento desses dados, que ficam guardados em nuvem. Dessa forma, é possível concentrar todas as informações em um único local, otimizando as etapas de contratação.

Quais são os seus principais benefícios da admissão digital?

Com processos mais ágeis e seguros, a admissão digital já é um diferencial para as corporações que aderem a essa solução, pois ela otimiza o tempo dos funcionários já contratados e também dos novatos, sendo seus benefícios percebidos por todos os envolvidos nos processos. Veja, a seguir, mais vantagens da admissão digital!

Autonomia

Com a ajuda da tecnologia é possível que o contratado tenha uma maior autonomia, já que ele é o responsável por organizar, enviar e preencher todos os formulários indispensáveis pela sua admissão.

Caso o profissional tenha alguma dúvida quanto ao envio das informações, ele pode acessar o sistema e consultar os dados necessários, tirando as suas dúvidas sem que seja necessário acionar o RH da empresa.

Segurança

A admissão digital é regulamentada pela medida provisória nº 2200-2/2001, que rege que a admissão pode ser feita de forma eletrônica sem a eminência da corporação sofrer sansões trabalhistas. Para tanto, é necessário que os funcionários façam uma assinatura eletrônica, que assegura a veracidade das informações.

De forma prática, os documentos são digitalizados e mantidos em arquivos em nuvem. O sistema armazena essas informações em um servidor.

Portanto, as informações ficam seguras, podendo ser acessadas, editadas e compartilhadas a qualquer momento, desde que para isso o usuário tenha uma senha de acesso. O governo também pode realizar uma conferência simultânea, o que proporciona mais agilidade e confiabilidade aos processos.

Redução de custos

O custo das contratações é diminuído, já que a mão de obra do RH da empresa é otimizada, além da redução de custos com a impressão de papéis e aluguéis de espaços para arquivos.

Assim, o processo se torna muito mais rápido e prático com o uso do sistema, que também facilita a organização das informações, além de causar menos impacto ao meio ambiente.

Agilidade

Todo o processo de organização de documentos e recolhimento de assinaturas é feito no ambiente online, sendo necessário apenas alguns cliques para executar as tarefas sem a necessidade de deslocamento dos envolvidos no processo (contratados e empresa).

Dessa forma, quando a corporação precisa de alguma informação envolvendo os colaboradores, pode proceder pelas buscas usando os filtros da ferramenta, o que também significa uma grande economia de tempo, além de agilizar todo o processo.

Como funciona a admissão digital?

Como você pode perceber, a contratação de um software é fundamental para implantar a admissão digital. Com a ajuda dessa ferramenta, você otimiza os processos e a mão de obra do setor de Recursos Humanos, tornando as atividades mais estratégicas e menos operacionais. Assim, ao contar com a ajuda da plataforma, é possível seguir o passo a passo abaixo. Acompanhe!!

Envio de documentos

O RH da empresa deve notificar o candidato selecionado e comunica a ele as informações a serem enviadas. O profissional insere todos os dados solicitados pela empresa e envia, por meio do software, a relação de documentos, que deve ser escaneada ou fotografada. Todo o processo é feito via plataforma conectada à internet.

Análise da documentação

Ao receber as documentações dos candidatos, o setor de Recursos Humanos da empresa deve fazer a conferência de todos os dados enviados, analisando se eles estão alinhados com as obrigações legais e as exigências da corporação.

Segurança dos dados

Utilizando um software de admissão digital, todas as informações ficam seguras em um banco de dados online e as buscas são otimizadas por comandos que podem ser feitos com poucos cliques.

Dessa forma, você consegue localizar qualquer informação acerca do novo contratado. Outra vantagem é que o acesso à plataforma é feito por meio de senhas. Com isso, é possível restringir o acesso aos dados somente a pessoas autorizadas.

Templates de admissão

A plataforma digital ainda permite fazer a personalização do seu processo admissional, e para isso cria templates para que qualquer documentação que precise ser assinada seja selecionada com facilidade dentro do sistema e, então, encaminhado à companhia.

Como implementar a admissão digital?

Para implantar a admissão digital na sua empresa, você precisará de um bom software de admissão. Ele vai ajudar a otimizar essas tarefas e reduzir retrabalhos e erros, além de eliminar a papelada do escritório.

Além disso, conforme dados da Yube, 76% dos contratados entregam documentos com dados faltantes ou incorretos. Com a ajuda de uma plataforma digital, esse número pode ser reduzido pela metade, conferindo mais agilidade e segurança para os processos de admissão.

As plataformas seguem as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados, que entrou em vigor em setembro de 2020, resguardando a empresa de qualquer sanção envolvendo a guarda de informações dos colaboradores.

Portanto, contar com um software para realizar a admissão digital é contribuir com o desenvolvimento da empresa, tornando os processos mais ágeis e confiáveis. Para tanto, é preciso escolher um software de uma empresa idônea para implementar a admissão digital no RH e poder usufruir de todos os benefícios da ferramenta.

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