Como realizar onboarding digital durante a quarentena

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Com o período em que estamos vivendo devido à crise do Covid-19 em que muitos processos passaram a ocorrer de forma remota, é preciso adaptar todas as etapas de uma contratação, mas como realizar onboarding digital durante a quarentena?

Quando uma pessoa ingressa em uma empresa, é sempre uma aventura repleta de novidades: procedimentos básicos, colegas, liderança, tarefas… O ritmo é diferente para quem está chegando e as situações mudam de uma hora para outra.

Para isso, quanto mais rápido ocorrer a adequação às novas funções, maior será o seu desempenho na companhia. Nesse sentido, investir em iniciativas de onboarding é essencial! Continue a leitura e descubra como realizar o onboarding digital na quarentena

Mas antes, aproveite para baixar o nosso manual completo para a retenção de talentos. Com ele, você vai saber tudo sobre a retenção de talentos e como ela pode fortalecer a área de Recursos Humanos da sua companhia de um jeito simples e prático!

O que é onboarding?

Esse termo diz respeito ao conjunto de ações que têm como objetivo recepcionar e oferecer capacitação para  profissionais que se integraram recentemente os times. Traduzido para o português, onboarding quer dizer “embarcar”, o que pode ser entendido como um mergulho no contexto de uma empresa.

Dessa forma, o onboarding consiste em processos que têm por objetivo otimizar o tempo de adaptação às novas funções de uma pessoa recém contratada. Para tanto, iniciativas e ações são implementadas com a ajuda de profissionais do RH. Nesse momento inicial da profissional na corporação, é preciso acolher e orientar, aproveitando que toda a energia e vontade de aprender e contribuir com novas ideias que toda pessoa recém-contratada carrega.

Assim, o onboarding é uma oportunidade para apresentar, logo na chegada à empresa, os objetivos do negócio, os procedimentos básicos, a missão, a visão e os valores, além do que será esperado em relação a rotina. Mas o processo de onboarding não finda no primeiro ou segundo dia de trabalho. A integração deve continuar até a colaboradora se sentir apta para exercer suas atividades sozinha. Por isso, as etapas de acompanhamento e supervisão são tão essenciais.

Quais são os benefícios do onboarding?

O processo de onboarding traz diversas vantagens para a empresa. Na sequência, separamos as principais para você. Acompanhe abaixo! 

Aumento do engajamento entre profissionais

Esse é o momento ideal para aproveitar o alto índice de motivação das funcionárias para cativá-las nos propósitos da organização e, principalmente, de envolvê-las na missão da empresa. Com isso, torna-se possível aumentar o nível de engajamento ao longo do tempo, o que significa mais produtividade e eficiência para o negócio.

Capacitação para a função

Processos eficientes de onboarding incluem uma visão geral a respeito do negócio e também treinamentos específicos de cada área. Mesmo que a profissional já tenha conhecimento sobre sua função, esse é o momento ideal para moldá-la de acordo com a necessidade da empresa, de modo que suas entregas sejam alinhadas com os objetivos da organização.

Menor rotatividade

Quando a empresa dedica tempo e esforços para apresentar sua cultura, missão, visão e valores, além de acolher as novas colaboradoras com uma recepção humanizada, as chances de elas se adaptarem às novas funções são maiores. Com isso, o índice de turnover é reduzido, e as pessoas tendem a se tornar mais engajadas com os objetivos do negócio.

Socialização dos novos colaboradores

Um processo de onboading eficiente promove a socialização dos colaboradores com a equipe, facilitando a adaptação ao novo grupo. Tarefas práticas como decorar nomes, senhas e ramais, distinguir as atividades dos setores e uma infinidade de outras informações também são facilitadas com o processo de integração na empresa.

Aumento da produtividade

De posse das informações necessárias para executar suas tarefas, as pessoas reduzem o tempo de aprendizagem e conseguem entregar resultados logo nas primeiras semanas. Isso significa um importante diferencial competitivo para a organização.

Como fazer um onboarding digital?

Agora que você conferiu o que é, e quais são os ganhos do onboarding, é preciso planejar ações para colocar em prática. Para isso, separamos algumas ideias. Continue a leitura para conferir como fazer essa integração on-line.

Com os processos ocorrendo de forma digital e sendo adaptados para isso, todas as etapas entram em mudança: dinâmicas, entrevistas, onboarding, reuniões, entre outras. Assim, a gestora ganha espaço para mais do que nunca, ser criativa para transmitir a recepção calorosa por e-mails, chamadas de vídeo e ligações. 

E-mails

Muitos e-mails passam despercebidos pela caixa de mensagem por não se destacarem em relação aos demais. Para isso, é válido utilizar uma linguagem mais amigável e descontraída para a comunicação com nossas novas colaboradoras. 

Faça da mensagem formal ser compreendida e leve, como em uma conversa habitual. Acrescente gifs e aos seus conteúdos para contagiar a quem está recebendo.

Conteúdo dos e-mails

Aproveitando o caminho de diálogo, aqui, é ideal que comece o processo de engajamento. Então, encaminhe vídeos sobre a sua cultura organizacional, aos times da empresa – com destaque para o time a receber quem está ingressando, projetos e uma mensagem personalizada para cada nova  colaboradora. 

Madrinhas e padrinhos

Delegar alguma pessoa para dar suporte é uma ótima forma de quebrar a timidez e estranhamento que algumas primeiras impressões podem causar. Assim, a novata tem o auxílio de alguém para conversar e tirar dúvidas de maneira mais pessoal e amigável logo na recepção. Afinal, todos sabemos como é a sensação de ser a nova pessoa pessoa em algum lugar.

Chamadas de vídeo

Para os primeiros momentos, com ênfase no primeiro, a chamada de vídeo é a melhor opção. O contato visual vai ajudar a transmitir a empatia e atenção a quem está começando.

Então, para o primeiro dia vocês podem planejar um café ou um almoço remoto com toda a equipe para se conhecerem melhor, e descontrairem. 

E pela tarde, dar continuidade ao vídeo para explicar condutas da empresa, explicar processos e reuniões periódicas. 

Independente da escolha que será feita para conduzir seu onboarding on-line, o mais importante é dar prioridade para o que é necessário: as pessoas. Garantindo isso, toda a ação estará bem encaminhada para o processo de recepção.

Como usar a tecnologia no processo de onboarding?

A tecnologia pode ser usada de diversas maneiras. Você também pode contar com a ajuda de softwares para digitalizar ou criar formulários digitais para a papelada e outros processos, aproveitando o HR Tech.

Os formulários digitais, por exemplo, podem ser acessados por dispositivos mobile, como os smartphones. Dessa forma, as novatas podem preencher boa parte da papelada quando e onde for mais conveniente.

As plataformas de vídeos para apresentações sobre a cultura da empresa e seu produto/serviço também favorecem o processo de integração de novas pessoas. Dessa forma, quem está chegando têm a oportunidade de rever os conteúdos quando quiserem, facilitando a sua memorização.

A tecnologia no RH ainda favorece, e muito, o treinamento desses recém-contratados. Assim, você pode aproveitar que as plataformas digitais de treinamento podem ser customizadas e oferecer um conteúdo rico para os profissionais já na recepção deles na empresa.

Além disso, as plataformas de treinamento e desenvolvimento podem ser facilmente adaptadas para outras posições da companhia. Com isso, você tem a possibilidade de aprofundar o material de forma a oferecer a capacitação necessária para o melhor desempenho do capital humano na companhia.

Conheça os erros que devem ser evitados no onboarding

Alguns equívocos devem ser evitados para garantir um processo de onboarding eficiente. Confira!

Passar todas as informações no primeiro dia

Bombardear a colaboradora com muitas informações, logo no primeiro dia, pode deixá-la desmotivada, pois ela não conseguirá absorver tudo de uma só vez.

O ideal é seguir com o planejamento, dividindo as atividades em vários dias. Com isso, ela pode amadurecer os processos aos poucos.

Não avisar a equipe sobre a chegada da nova colaboradora

É preciso preparar a equipe para receber a nova colaboradora. Quando isso não acontece, ela pode se ser sentir deslocada, perdida em suas atividades e sem referência.

Os colegas também podem ficar surpresas, o que passa a sensação de falta de organização da companhia, comprometendo a imagem da marca empregadora da instituição.

Exigir entregas logo no primeiro dia

Um erro bastante comum nas companhias, é esperar resultados imediatos logo nos primeiros dias da nova funcionária na empresa. É preciso dar um tempo para ela se familiarizar com o  novo ambiente e processos. Os primeiros dois ou três dias devem ser dedicados à integração.

Mesmo se tratando de um profissional com certa experiência no mercado, é preciso dar um tempo para ela se adaptar à nova rotina. A equipe e a liderança devem ajudá-la a conhecer as principais atribuições de seu cargo e entender qual o papel dela na equipe.

Não pedir feedbacks

O processo de onboarding deve ser continuamente aprimorado e, para isso, você pode contar com a ajuda dos feedbacks das novas pessoas. Logo, é importante deixar aberto alguns canais para um honesto retorno acerca das atividades propostas.

É importante que o RH se empenhar em avaliar e corrigir possíveis falhas. Isso evidenciará, aos novos talentos, que as opiniões são consideradas na empresa. Isso contribui para o fortalecimento da imagem da organização e a motivação delas.

Não apresentar todos os setores da organização

Uma organização é composta por vários setores e não somente por aquele no qual a nova colaboradora atuará.

Por isso, fique atento e apresente, também, como funciona cada um dos setores dentro da companhia. Isso dará a profissional, que está iniciando, uma visão geral dos processos, o que contribui para que ela tenha um pensamento macro dentro da instituição.

O processo de onboarding deve ser um esforço conjunto com as lideranças, já que elas serão as responsáveis por orientar como o trabalho da nova profissional contribuirá para o desenvolvimento da empresa ao longo do tempo.

Sendo assim, agora que você já entende como realizar onboarding digital durante a quarentena , é importante conhecer a tecnologia para facilitar a realização dessas atividades e oferecer a melhor experiência para os novos colaboradores.

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