Estamos em um contexto de crise no mercado com a pandemia global de coronavírus. Esse cenário pode causar pânico dentro da empresa, afetando a saúde mental dos colaboradores e impactando a performance da equipe. Diante dessas dificuldades, os gestores precisam implementar mudanças e adaptações, uma delas é investir na comunicação interna.

A adoção de home office, neste momento, é uma ótima proposta, porque ela permite reduzir os riscos de contágio e, ao mesmo tempo, manter a produtividade e os negócios funcionando. A implantação do modelo oferece boas oportunidades, mas também é necessário dar atenção à comunicação interna.

É preciso definir meios de comunicação eficazes e tomar vários cuidados no processo de intercâmbio de dados. Por isso, preparamos este conteúdo especial com dicas sobre como tranquilizar o time e garantir um fluxo de informação claro e transparente em circunstâncias conturbadas como essa que estamos vivendo. Continue acompanhando para saber como agir!

Mas antes, aproveite para baixar o nosso guia prático de gestão de pessoas. Com ele, você poderá criar um planejamento para guiar os seus colaboradores durante esse período.

Envie informativos sobre a situação

Uma medida importante é o oferecimento de informação sobre a situação atual. Com os colaboradores conhecendo melhor as ações preventivas, é mais fácil evitar a propagação e a disseminação do coronavírus.

Busque tranquilizar as pessoas, esclarecendo que é preciso ter calma neste momento, já que o estresse afeta a imunidade e leva a reações pouco construtivas. Com tranquilidade e os cuidados necessários, é mais fácil prevenir a doença.

Lembre-se de consultar fontes seguras e confiáveis para o fornecimento de informativos e recomendações de saúde, como a página do Ministério da Saúde e jornais que tenham autoridade no mercado.

Além disso, coloque-se à disposição como apoio. É uma boa medida checar como os profissionais estão se sentindo e tomar as medidas necessárias em casos de sinais de COVID-19. Mantenha um diálogo aberto, com trocas frequentes e fortalecimento da parceria de trabalho.

Defina um canal de comunicação central

Os efeitos de uma comunicação descentralizadas incluem desencontros e falta de confiança da equipe na estrutura da organização. Por isso, é fundamental garantir que haja uma fonte sólida e segura para a abordagem de questões referentes aos processos corporativos.

Além disso, esse é um momento em que as pessoas estão vivendo incertezas, medo e angústia. Elas precisam de bases informativas coerentes e centralizadas, que transmitam confiança. A organização precisa manter a mentalidade de que é possível vencer a crise e que vai ser viável desenvolver soluções para os obstáculos que estamos enfrentando.

Garanta que as orientações sejam entendidas

A maioria das organizações está adotando a política de home office. Essa estratégia é bastante positiva e construtiva, mas também demanda alguns cuidados. É preciso se certificar de que o time entenda bem as orientações e que os planos estejam claros, para evitar resultados abaixo do esperado.

Para isso, você pode fazer reuniões com o Hangouts e o Skype, sempre que necessário. Deixe as metas, as expectativas, os prazos e as regras muito claros e peça um feedback da equipe para ver se eles compreenderam bem o fluxo de informação.

Crie ações para promover a autopreservação

A saúde deve ser priorizada pela empresa. É preciso zelar pela segurança e a integridade dos colaboradores. Em tempos de coronavírus, é necessário um maior recolhimento em casa, com saídas somente para o essencial.

Ofereça as recomendações básicas de saúde, como a lavagem frequente das mãos e a evitação do contato físico com outras pessoas. Além disso, tenha um cuidado especial com os profissionais pertencentes aos grupos de risco, como idosos, diabéticos e hipertensos.

Não exponha a equipe a situações de vulnerabilidade, como reuniões presenciais, a não ser que seja imprescindível. Inclusive, as viagens também estão sendo vetadas pelas entidades estatais para evitar a proliferação do vírus.

Estimule uma rotina de feedbacks

Uma rotina de feedbacks é importante para garantir o alinhamento das produções em relação às expectativas. Além disso, esse fator é necessário para verificar a adaptação dos colaboradores às ferramentas e às novas alternativas criadas para o trabalho.

É natural que surjam dificuldades no processo e um feedback adequado contribui para a construção de soluções. Essa postura também deve ser adotada em relação ao cliente para avaliar se os resultados estão de acordo com o que ele esperava. Articule as palavras com detalhes, em uma linguagem clara, direta, amigável e profissional.

Envie orientações sobre como se comunicar com clientes externos

O colaborador pode ter estratégias habituais na comunicação presencial com o cliente. Agora, porém, com o coronavírus, a expansão do home office e a necessidade de evitar proximidade, novas estratégias precisam ser modeladas.

Muitos dos contatos vão ser realizados via vídeo, telefone ou mensagem, demandando algumas adaptações. Dessa forma, mostre ao time as alternativas mais adequadas para utilizar cada canal. Lembre-se de mostrar propostas que estejam alinhadas à cultura organizacional e à linguagem utilizada na empresa.

Documente processos para garantir uma comunicação interna alinhada

Mesmo que o direcionamento para uma tarefa seja estabelecido em uma reunião em vídeo ou telefonema, é importante escrever o processo para formalizá-lo. Produzir registros escritos é essencial no trabalho remoto, pois esses documentos vão servir para os colaboradores consultarem quando estiverem colocando as atividades em prática.

Além disso, tais documentos também ajudam a evitar imprevistos e desentendimentos. Dessa forma, a equipe se relaciona melhor e o fluxo de processos funciona de maneira harmônica.

Uma pandemia como o coronavírus impõe muitos desafios para as corporações, gerando a necessidade de se criar soluções. Além disso, a população está emocionalmente fragilizada e com medo, o que demanda uma postura mais conciliadora e cuidadosa. Um bom desempenho organizacional em tempos de crise pode colaborar para a imagem da empresa no mercado.

Manter as atividades em meio às dificuldades que se manifestam na atualidade é possível, com o apoio das estratégias certas. O home office é uma excelente oportunidade para continuar com as operações e proteger os funcionários.

Nesse contexto, é preciso fazer com que a profissão também seja uma estrutura de apoio, uma fortaleza, uma forma de indicar que a vida está continuando. Mostre que há alternativas para enfrentar as adversidades.

Mesmo que ainda não haja uma solução para o coronavírus, o trabalho pode ser uma fonte de amparo e laço social para os colaboradores. A comunicação interna entra nesse processo como um elemento decisivo para articular o time e promover integração.

Gostou de aprender sobre como investir em comunicação interna em momentos conturbados? Aproveite e deixe o seu comentário!

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