O setor de recursos humanos é crucial para o sucesso das organizações. Ele é comumente associado a atividades estratégicas, como a atração de gente talentosa, mas também conta com tarefas mais burocráticas, chamadas de funções do Departamento Pessoal.
No segundo caso, o RH passa a ser chamado de DP e realiza uma série de tarefas para garantir a relação legal entre empregado e empregador — como controle do ponto, registros de trabalho, gestão de férias, benefícios e relação com os sindicatos de classe.
Essas funções do departamento pessoal podem até ser menos estratégicas, porém, são indispensáveis ao funcionamento da empresa. Por essa razão, você deve conhecê-las!
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1. Efetivação do contrato de trabalho
Existem diferentes tipos de contratos, por exemplo, com prazo determinado ou indeterminado, que regem a relação entre empregado e empregador. Se forem feitos de maneira incorreta, podem prejudicar a empresa e render ações trabalhistas.
Nesse primeiro caso, o DP, após o processo de recrutamento e seleção garante que os recém-contratados sejam adequadamente efetivados ao quadro de trabalho. Ele cuida dos quesitos legais, como a assinatura da carteira e o registro no sindicato, além da inserção dos benefícios obrigatórios.
A desatenção a essa etapa pode render graves problemas à organização. Por exemplo, se o profissional trabalhar um dia sem contrato ou carteira de trabalho assinada, pode ser motivo para intervenção do Ministério do Trabalho. Logo, é necessário ter atenção.
2. Administração do ponto e jornada de trabalho
Outra função do departamento pessoal é a administração do ponto e da jornada de trabalho. Nesse caso, o setor fica responsável por monitorar, registrar e gerenciar os horários de entrada e saída de cada colaborador, isto é, sua assiduidade.
O controle de ponto é importante em dois principais sentidos:
- legal — visto que há uma carga horaria que o empregado precisa cumprir, geralmente de 44 horas semanais;
- produtivo — ao passo de que uma boa jornada permite a entrega de grandes resultados.
No entanto, o registro do ponto está cada vez mais moderno. Há sistemas em nuvem que cumprem boa parte das tarefas de monitoramento e controle, deixando o setor de DP focado na administração dos resultados e na cobrança dos profissionais.
3. Gestão dos benefícios complementares
Todo empregado conta com uma série de benefícios, sendo alguns obrigatórios e outros opcionais à empresa. Os obrigatórios são exigidos por lei ou acordo sindical, como é o caso do FGTS, do décimo terceiro salário e, em certas categorias, do plano de saúde.
No entanto, o DP também tem a função de estudar a viabilidade e selecionar os benefícios complementares ideais aos profissionais. Ótimos exemplos são: o celular corporativo, o vale-cultura, o vale-refeição e a bolsa de estudos, bastante usados.
Ao escolher os melhores benefícios, é preciso levar algumas coisas em consideração, por exemplo, o orçamento da empresa, a cultura organizacional que deseja desenvolver e o perfil dos empregados. Depois, basta ter consistência e controle no repasse dos benefícios.
4. Efetivação do processo demissional
Demitir alguém não é tarefa fácil. Uma parte do trabalho fica com o RH estratégico ou com o líder imediato, responsável por comunicar a demissão e fazer a entrevista de desligamento. O Departamento Pessoal é responsável por efetivar o fim do contrato.
Nessa ocasião, o DP deve ter um trâmite direto e contínuo com o setor contábil da empresa. É preciso calcular o décimo terceiro proporcional, as férias, o FGTS e outros acréscimos proporcionais ao tempo de trabalho, garantindo um desligamento justo.
O setor também precisa dar baixa na carteira de trabalho ou no contrato vigente, indicando que a relação empregado-empregador chegou ao fim. Como é um processo delicado, o DP precisa ter atenção aos documentos, sem perder de vista as pessoas.
5. Controle das férias e licenças
Após 12 meses de trabalho, os profissionais têm direito a um período de férias, que dura em torno de 30 dias (mas que pode variar de acordo com o número de faltas no mesmo período). É papel do DP cuidar de todos os trâmites necessários.
Em parceria com o líder imediato, o DP precisa decidir qual é o melhor período para que o talento tenha suas férias. Também precisa garantir que a documentação esteja em ordem, e que o salário e o proporcional de férias sejam pagos com certa antecedência.
Um pouco mais complexo são os casos de licença, no qual o DP precisa se planejar tendo em vista o médio e longo prazo. A licença pode durar alguns meses ou até vários anos, no caso de doenças ou lesões graves — e tudo deve ser bem calculado.
6. Atenção à saúde dos empregados e equipes
Uma importante tarefa do DP é cuidar da saúde física e mental dos empregados. O setor deve garantir que a empresa tenha um local de trabalho agradável e seguro para seus colaboradores — do contrário, uma série de problemas podem ocorrer.
Para esse controle, o Departamento Pessoal conta com dois principais mecanismos: os exames admissionais e demissionais. Assim, dá para se certificar que os colaboradores estão entrando ou saindo com saúde da empresa e, então, adotar as medidas cabíveis.
Todavia, é preciso pensar em práticas mais profundas. A integração de atividades de ginástica laboral e o incentivo (por meio de benefícios complementares) a exercícios físicos podem fazer muita diferença à saúde dos talentos e beneficiar a organização.
7. Pagamento dos salários e comissões
Por fim, o Departamento Pessoal também é responsável por pagar os salários e comissões dos empregados. Ele deve estar bem alinhado ao setor financeiro para garantir que o time receba até o quinto dia útil do mês, salvo exceções.
Em paralelo ao pagamento, o DP deve conferir se o holerite está em ordem (por exemplo, se os valores devidos estão sendo efetivamente descontados e se o salário confere com o que está descrito), evitando problemas maiores no futuro.
Como vimos, há uma série de funções do Departamento Pessoal, que devem ser cumpridas com o máximo de exatidão, evitando problemas legais e operacionais no futuro. Assim, a empresa e os próprios empregados serão beneficiados.
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