Home office: o que você precisa saber sobre esse modelo está aqui

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O trabalho na modalidade home office está se popularizando cada vez mais. Os números são surpreendentes. Segundo levantamento do site de vagas Catho, 25% dos profissionais brasileiros já trabalham de casa pelo menos uma vez por semana. E 7,5% afirmaram atuar no neste formato mais de três vezes por semana.

Mas como funciona esse sistema de trabalho? É realmente um modelo que traz resultados positivos, tanto para a empresa quanto para os empregados? Como recrutar e gerir os profissionais para trabalharem dessa maneira? Continue a leitura deste artigo para saber!

O que caracteriza o home office?

O trabalho home office é caracterizado pelo exercício das tarefas diárias fora da dependência da empresa. Ele oferece uma série de benefícios e é uma alternativa atraente para quem busca maior conforto e flexibilidade, além de também ser uma ótima opção para empresas que valorizam a realização dos projetos em vez do cumprimento de horários fixos.

Apesar do termo, o home office não precisa ser feito em casa: ele pode ser desenvolvido em espaços de coworking, cafés, parques, enfim, onde for mais viável e confortável para o funcionário. Sendo assim, a melhor maneira de identificar esse modelo em português é chamando-o de “trabalho remoto” ou “trabalho a distância”.

Infelizmente, esse modelo não é acessível a todos. Depende de uma função que não exija maquinários específicos, com tarefas que podem ser executadas com a ajuda da internet.

Em relação aos funcionários, nem todos têm o perfil necessário para tornar o home office um trabalho produtivo e que atenda às expectativas de produção e qualidade.

Quais as vantagens e desvantagens do home office?

O trabalho a distância vantagens e desvantagens, tanto para a empresa quanto para o funcionário. É importante conhecê-las para plajnejar da melhor forma como será a adaptação do trabalho a este novo modelo de trabalho e identificar os profissionais mais adequados para atuar neste formato.

Vantagens do home office

Motivação do colaborador

O home office dribla uma série de problemas enfrentados diariamente pelos trabalhadores. Entre eles, podemos citar o trânsito, o desconforto do ambiente corporativo e a falta de mobilidade e, em muitos casos, flexibilidade nos horários do profissional.

Com esses benefícios, o funcionário se sente mais motivado para trabalhar e mais engajado com a empresa, produzindo mais e diminuindo os índices de rotatividade.

Redução de custos

Sem a necessidade de oferecer uma estação fixa de trabalho, a empresa pode cortar custos com infraestrutura e pagamento de benefícios, como o vale-transporte, além de outros gastos inevitáveis para a manutenção física de uma empresa.

Mais qualidade de vida

Com o trabalho remoto, o funcionário consegue conviver mais com a família, se alimenta melhor e até aproveita aquele período em que estaria se locomovendo em direção ao trabalho para a prática de exercícios ou algum hobby. Com mais tranquilidade, ele consegue produzir muito melhor.

Flexibilidade de horários

Boa parte das atividades profissionais não exigem que se siga o padrão clássico da rotina de trabalho das 9h às 18h. Quando não é preciso atender diretamente um cliente, por exemplo, é possível produzir em horários alternativos.

Muitos trabalhadores descobrem que são mais produtivos em períodos alternativos, gerenciando sua própria jornada de trabalho, adequando-a às suas entregas.

Maior atração e retenção de talentos

A possibilidade de trabalhar de casa é um fator que atrai muitas pessoas, especialmente os da geração Y, que estão habituados à tecnologia e aos benefícios que ela proporciona.

Muitas vezes, o trabalho remoto pode ser o fator essencial para não só convencer o profissional a integrar a equipe, mas também a permanecer muito tempo trabalhando para ela.

Desvantagens do home office

Falta de socialização

A falta de convívio diário com colegas pode levar ao isolamento social e prejudicar emocionalmente o funcionário, consequentemente interferindo na qualidade do trabalho. Esse fator também pode acarretar certa desatualização do profissional, visto que ele estará alheio a um ambiente que favorece o seu desenvolvimento.

Interferências externas

Muitas pessoas sentem dificuldades ao trabalhar em casa porque são constantemente interrompidas. Familiares e amigos podem não entender a necessidade de concentração do profissional e acabam não respeitando o horário de trabalho.

Aumento da carga de trabalho

Se não houver disciplina e organização, o funcionário precisará estender o seu horário de trabalho. Muitos também não conseguem “se desligar” das tarefas — ao saber que têm algo para resolver, essas pessoas acabam trabalhando além do que deveriam, prejudicando o próprio período de descanso.

Vazamento de informações

Sempre há a possibilidade de vazamento de informações delicadas da empresa, por meio de vírus ou ataques no computador doméstico onde é realizado o trabalho e que, muitas vezes, conta com uma segurança menor que um sistema corporativo. Isso também pode se estender ao mundo físico se houver a perda ou furto de dispositivos com dados importantes, como pendrives e smartphones.

Home office é a melhor alternativa em tempos de quarentena?

Se o home office já vinha em franca popularização nos últimos tempos, a pandemia de COVID-19, que exigiu uma quarentena praticamente global, transformou a tendência do home office em realidade para milhares de pessoas.

Não se trata de questionar se o home office é a melhor alternativa para a quarentena. Na verdade, ele se apresenta como a única opção para que muitas empresas mantenham alguma produtividade nesses tempos.

É claro que nem todo mundo estava preparado para essa nova realidade. Nem todo mundo dispõe das ferramentas necessárias para manter uma produtividade satisfatória em casa.

O home office exige uma certa disciplina que nem todos conseguem manter em situações normais. Em tempos de quarentena essa, rotina fica ainda mais complicada. Além da preocupação com o COVID-19 em si, o dia a dia das famílias foi consideravelmente alterado.

Quem tem filhos, por exemplo, tem que se dividir entre o trabalho e a rotina escolar, na maioria dos casos, também transferida para o ambiente online. Esse é o tipo de situação que pode gerar interferência no home office e que vai exigir uma dose de compreensão por parte do gestor e jogo de cintura por parte do colaborador.

Como gerir colaboradores que trabalham home office?

No trabalho home office, o funcionário não é observado de perto pelos gestores. No entanto, isso não significa que esse trabalho não possa ser acompanhado.

Estabelecer uma rotina de reuniões periódicas pode ajudar muito na gestão de trabalhadores remotos. Esses encontros podem ser presenciais ou por videoconferências, por exemplo.

E-mails também são muito úteis para manter a equipe alinhada em relação ao andamento de projetos e novidades, além de ajudar a controlar o prazo da entrega de projetos.

É importante que sejam construídos laços entre os funcionários, apesar da distância. Promova encontros de confraternização para que os trabalhadores home office se sintam mais entrosados e tenham contato com a cultura organizacional da empresa. Isso vale principalmente para trabalhadores que, embora sejam contratados, não trabalham alocados no ambiente corporativo.

Quais as regras do trabalho a distância?

nova lei trabalhista determina algumas regras para quem atua no sistema home office e é vinculado a uma empresa. São elas:

  • a prestação de serviços é considerada pela conclusão de tarefas e não por horas trabalhadas, o que exime a empresa do pagamento de horas extras. Em contrapartida, o empregado está dispensado do controle de jornada;
  • o contrato exige a definição das atividades que serão exercidas pelo funcionário, além das condições de aquisição ou fornecimento dos equipamentos necessários para o exercício do trabalho;
  • os gastos adicionais necessários para o cumprimento das funções deverão ser totalmente pagos pela empresa contratante.

Como fazer recrutamento para trabalho a distância?

Por se tratar de um perfil totalmente diferente de um trabalhador presencial, a contratação de funcionários home office deve ser mais cuidadosa. Antes mesmo de anunciar a vaga, deixe claro o que é procurado pela empresa.

Procure identificar se o profissional tem a autonomia e responsabilidade para trabalhar de casa. Outros aspectos como disciplina, capacidade de decisão, facilidade para resolver problemas e boa comunicação são fatores que fazem a diferença no sucesso do trabalho home office para a empresa.

Como zelar pela produtividade no home office?

O papel do gestor é fundamental para garantir aos colaboradores as melhores condições para que produzam de forma satisfatória em regime de home office.

Confira algumas medidas que o líder deve tomar para garantir o sucesso do trabalho a distância de sua equipe.

Invista na tecnologia para otimizar o trabalho

Não basta deslocar a equipe para o trabalho em home office e distribuir as demandas ao time. É preciso certificar-se de que todos dispõe das ferramentas necessárias para realizar suas tarefas com se estivessem no escritório.

A integração com a área de TI da empresa é importante para mapear as ferramentas necessárias e providenciar esses insumos aos colaboradores. Além de garantir as condições de trabalho, é importante também prezar pela segurança dos dados que circularão fora da zona de controle da empresa.

Aprimore a comunicação

A falta de comunicação e a sensação de isolamento são fatores preponderantes para a queda na motivação dos colaboradores durante o home office.

Manter uma comunicação eficiente com a equipe é a melhor forma de garantir colaboradores engajados e, consequentemente, mais produtivos. É importante reproduzir no ambiente online o nível de comunicação mantido presencialmente.

O gestor deve mostrar-se interessado em dar todo o suporte que o colaborador necessita, mesmo a distância, seja por e-mail, seja por telefone ou aplicativo de mensagem.

É importante manter diferentes canais de comunicação com os colaboradores, adequando-os às diferentes situações da rotina de trabalho. O líder também deve promover a integração entre os membros da equipe, mantendo o espirito de time.

Facilite o acesso à informação

Sem o contato direto do escritório, o colaborador em home office pode se ressentir de informações sobre o status dos projetos em andamento e das atividades dos colegas. Assim, podem surgir dificuldades que não afetam um time entrosado em sua atuação presencial.

Fazer a informação circular entre os integrantes da equipe que atuam de casa é importante para estimular o engajamento e a colaboração entre os integrantes do time.

Esse cuidado é especialmente importante para os colaboradores que estão iniciando suas experiências no home office, como vem ocorrendo em virtude da quarentena pelo COVID-19.

Ofereça suporte emocional

Aliás, especialmente durante os tempos de quarentena, em que a concentração no trabalho divide espaço com as preocupações com a pandemia, é preciso que os gestores ofereçam suporte emocional para os colaboradores.

A transição do trabalho presencial para o home office exige uma preparação prévia que não é possível nesse momento. A insegurança com a nova rotina profissional pode aprofundar o estresse. Também cabe ao gestor zelar pela saúde emocional dos colaboradores.

Reconheça os bons resultados

Mesmo no trabalho presencial, muitos gestores têm certa de dificuldade de fornecer um feedback adequado ao seu time, no entanto, no trabalho em home office esse processo é especialmente relevante.

Na solidão do seu escritório caseiro, especialmente para os colaboradores iniciantes nesse modelo de trabalho, é comum que as inseguranças se aflorem e comprometam o desempenho.

A orientação do gestor é ainda mais importante para manter o rumo, seja por meio de uma correção de rota pontual, seja pelo reconhecimento dos resultados obtidos.

Como auxiliar na preparação do home office?

Para garantir bons resultados e constituir em uma prática saudável, é importante que o home office seja precedido de um certo planejamento. Ao implementar a prática em seu time, o gestor precisa auxiliar na montagem de um ambiente favorável para o colaborador.

Assim, é importante passar orientações como:

  • ambiente de trabalho: o home office precisa simular o ambiente de trabalho do escritório. Assim, é preciso um espaço confortável com mesa e cadeira apropriados em uma cômodo silencioso e devidamente iluminado. Nada de trabalhar no sofá, com o notebook no colo;
  • rotina e disciplina: já falamos sobre a liberdade de horários que o home office proporciona de acordo com a atividade que o colaborador realiza, mas essa liberdade precisa respeitar uma certa disciplina na manutenção da jornada e das entregas;
  • postura profissional: não é por não estar trabalhando no escritório que o colaborador vai negligenciar sua postura profissional. Lembre-se sempre de simular em casa o ambiente da empresa. Antes de iniciar sua jornada, tome um banho e vista-se como se estivesse no escritório. Isso ajuda a manter o foco;
  • anulando as interferências: o trabalho exige concentração e foco. Quanto menos interferência externa houver, mais produtivo será o home office. Assim, antes de iniciar a jornada, reduza ao máximo o risco de interrupções.

Estas são alguns dos principais aspectos que sua é preciso levar em consideração para implementar o home office na sua empresa. Este modelo de trabalho, cada vez mais popular, pode auxiliar para garantir maior produtividade para sua equipe de trabalho.

Segundo a pesquisa Panorama PMEs, feita em parceria por Resultados DigitaisEndeavor Brasil e PEGN, 74,3% das Pequenas e Médias Empresas adotaram o trabalho remoto e horários flexíveis durante a pandemia.

Aproveite para ver toda a pesquisa: Pesquisa Covid-19 x Empresas: os impactos nas PMEs e os passos para a retomada

Esperamos que este conteúdo tenha sido útil para você, especialmente nesse momento em que é preciso reorganizar a estrutura de trabalho da empresa. Para receber mais conteúdos sobre a gestão de pessoas, curta nosso perfil no Facebook e fique por dentro de todas as nossas novidades.

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