A busca por uma melhor organização e pela facilitação de processos no setor de recrutamento e seleção levou à criação de várias técnicas e sistemas. Embora tenha vindo de outra área para facilitar o setor de RH — e um pouco por isso o que é Kanban e como ele funciona são dúvidas comuns para quem está implementando o sistema —, o Kanban é uma delas.
Assim sendo, o Kanban surgiu para solucionar um problema na indústria, e seus resultados foram tão bons que acabaram levando o sistema a ser aplicado em outras áreas, como de Recrutamento e Seleção, gerando também ótimos efeitos.
Para saber o que é Kanban e como aplicá-lo com sucesso no setor de Recrutamento e Seleção da sua empresa, continue acompanhando a leitura!
O que é Kanban?
O Kanban é um sistema de gestão que controla atividades por meio do uso de cartões, que vão se deslocando por colunas, representando o fluxo de trabalho de um processo ou de um projeto.
Portanto, é um sistema visual que permite entender em que etapa se encontra cada tarefa e o que é necessário para finalizar determinado processo. Para tanto, os cartões são coloridos e cada cor corresponde ao nível de urgência para execução da tarefa que se encontra no card.
Nesse sentido, pode ser utilizado no setor de Recrutamento e Seleção, na medida em que contribui para facilitar o entendimento das tarefas e agilizar o andamento dos processos.
O Kanban surgiu na década de 60 e faz parte do chamado Sistema Toyota de Produção, cuja função é controlar o estoque de materiais da fábrica. A ferramenta faz parte do conceito Just in Time, criado no Sistema Toyota para não só mostrar, em tempo o mais real possível, o status da produção, como também identificar possíveis desperdícios, otimizando os processos.
A aplicação desse sistema em outros setores levou a uma leve modificação na resposta sobre o que é Kanban atualmente, já que ele não mais controla apenas o estoque de fábricas.
Como funciona o Kanban?
Hoje em dia, o Kanban já está bem popular, e existem ferramentas e softwares que disponibilizam a metodologia, facilitando sua implementação. Entretanto, como ele se parece com outros métodos, pode ser que exista alguma confusão na hora de implementá-lo.
É relativamente comum achar que o Kanban é apenas um sistema visual de listagem de tarefas, em que elas ficam visíveis para todos. Entretanto, ele também precisa levar em consideração o status da tarefa e a urgência, deixando-os expostos por meio das cores dos cartões.
O próprio nome da metodologia remete à palavra cartão em japonês, deixando claro como ele deve ser utilizado. Para funcionar, o Kanban precisa necessariamente ter três elementos:
- o cartão;
- as colunas;
- o quadro.
Cada ação ou tarefa deve ter seu próprio cartão, que vai acompanhando o fluxo de trabalho ao deslizar pelas colunas, as quais representam o status da produção.
Geralmente as colunas são divididas em: “A fazer”, “Em execução” e “Feito”, mas o nome pode mudar de acordo com a necessidade do projeto. As colunas e os cartões ficam expostos em um quadro, representando todo o Kanban.
Em um processo de Recrutamento e Seleção, por exemplo, pode-se ter um cartão com o nome “Anunciar vaga no LinkedIn”, que durante o processo de preenchimento dos dados sai do status de “A fazer” para “Em execução” e, após a postagem do anúncio, sai da coluna “Em execução” para “Feito”.
Quais são os benefícios de aplicá-lo?
O principal benefício do Kanban é identificar como o fluxo de trabalho está acontecendo e em que etapa se encontra. Ele pode ser usado em diferentes processos e variados tamanhos de equipes, inclusive para quem trabalha sozinho, mostrando o quanto pode ser versátil.
Mas também vale lembrar que existem outros benefícios importantes do Kanban. Abaixo, citamos algumas vantagens que você poderá ganhar ao aderir ao sistema Kanban para o Recrutamento e Seleção. Confira!
Melhora do trabalho em equipe
O Kanban facilita o trabalho em equipe, pois consegue organizar o processo e mostrá-lo de forma simples, evitando comunicações desnecessárias e retrabalhos. O fluxo de trabalho se torna mais ágil e, como consequência, a equipe trabalha melhor.
Diminuição de burocracias nos processos
Com o quadro mostrando todas as etapas do projeto, as burocracias são diminuídas, já que o foco principal do processo, que é finalizar as atividades, está bem claro.
O resultado é a agilização na execução de tarefas, na medida em que os membros da equipe não precisam de informações extras e nem de autorização de superiores para executar atividades aos quais foram designados.
Autonomia da equipe
Outro benefício do Kanban é o aumento na autonomia dos membros da equipe, que podem pegar as tarefas que faltam ser finalizadas sem precisar consultar outras pessoas.
Redução de custos
A melhoria no fluxo de processos gera também corte nos custos e, principalmente, redução de desperdícios, ou seja, os processos ficam mais rápidos e mais econômicos.
Aumento da produtividade
Além da redução da burocracia, a visualização das tarefas no quadro diminui perdas de tempo, aumentando a produtividade da equipe.
Facilidade de implementação
O Kanban é um método simples de aplicar desde que se tenha dedicação em atualizar as tarefas do processo. Mas, como se pode perceber, as vantagens superam qualquer dificuldade que o Kanban possa vir a trazer durante a implementação.
Como usar o Kanban no setor de Recrutamento e Seleção?
A melhor forma de usar o Kanban para Recrutamento e Seleção é quando as colunas são etapas do processo e cada cartão representa um candidato. Assim, é possível perceber quem avança e qual é o melhor candidato.
O primeiro passo para implementar o Kanban é fazer o mapeamento do processo, listando todas as atividades. Cada empresa costuma ter seu próprio método, mas seleção de currículo e entrevistas, por exemplo, podem ser colunas do Kanban.
Criar um fluxograma das etapas é uma ótima oportunidade de organizar essas tarefas e até acrescentar novas, que não haviam sido adicionadas durante o mapeamento. Também é importante encontrar os gargalos, que são as atividades que impactam em outras e podem atrasar o processo, impedindo que os benefícios do Kanban sejam usufruídos plenamente.
O Kanban pode ser usado ainda em outras etapas após a seleção, como o onboarding do candidato escolhido, integrando-o da melhor forma possível.
Como dissemos, a implementação do Kanban é um processo relativamente simples, mas que tem alguns desafios, pois toda novidade tem uma resistência no início. Contudo, em médio e longo prazos, certamente ele gerará bons resultados.
O que é Kanban e os seus benefícios podem até sofrer pequenas alterações ao longo do tempo, mas essa evolução poderá acompanhar a empresa e mostrar seus impactos positivos se a companhia se empenhar na criação de uma educação corporativa.
Para entender melhor o que é educação corporativa e saber como aplicá-la, leia também este nosso outro artigo especial sobre o assunto!
