Organograma: Significado, melhores modelos e passo-a-passo

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Organograma é um esquema gráfico capaz de demonstrar formalmente a estrutura de um negócio. É uma ferramenta de gestão que ajuda a estabelecer a estrutura organizacional, definindo funções, grupos de trabalho e até os principais projetos que transitam pela empresa.

Cada vez mais, as empresas buscam ter uma estrutura organizacional bem definida e funcional, eficaz para o alcance dos objetivos e das metas. Nesse sentido, o organograma corporativo ganha destaque, afinal, ajuda na divisão do trabalho.

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No entanto, ainda há uma série de dúvidas sobre o assunto, e muitos gestores têm medo de perguntar: quais são os tipos de organograma? Como desenvolver o meu próprio? Qual a importância para cada negócio? Essas respostas podem variar de acordo com o número de empregados, departamentos e o tamanho da empresa. É preciso ter atenção.

Pensando nisso, reunimos aqui tudo que você precisa saber sobre o assunto e ainda apresentamos uma série de informações para criar seu próprio organograma corporativo. Acompanhe com atenção os próximos tópicos. Boa leitura!

O que é organograma corporativo?

Muitos estudos conceituam o organograma como um gráfico capaz de demonstrar a estrutura formal de uma organização, mas ele vai além disso. Isso porque é uma ferramenta de gestão que ajuda a estabelecer a estrutura organizacional, definindo funções, grupos de trabalho e até os principais projetos que transitam pela empresa.

Sua origem está relacionada à necessidade de departamentalização dos negócios, o que permite organizar o que está sendo feito e atingir melhores resultados. A partir do momento em que há uma estrutura hierárquica clara, em que todos entendem sua função e são treinados para desempenhá-las com excelência, o negócio pode prosperar.

É provável que o primeiro organograma tenha sido criado em 1856, pelo administrador de ferrovias Daniel McCallum. Desde então, tem ganhado fortes adeptos e, hoje, está presente nos mais diversos tipos de empresas, de diferentes tamanhos e segmentos.

Nas micro e pequenas empresas, o organograma mais comum é por pessoas, em que os colaboradores são identificados pelo nome e função. Nas médias e grandes empresas, é comum que a divisão seja feita por funções, na qual apenas os cargos ou atividades são apresentados. Por exemplo: marketing, vendas, tesouraria, serviços gerais etc.

De toda forma, o organograma é uma ferramenta que ajuda a entender quem está no topo, no meio e na base da empresa, atribuindo responsabilidades específicas a cada integrante. Desse modo, o trabalho é bem fracionado e tudo ocorre com organização.

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Qual a importância do organograma nas empresas?

Muitas vezes, falta alinhamento ao longo do expediente de trabalho. Os funcionários não sabem exatamente quem é seu superior imediato, a comunicação interna é afetada e uma série de erros começa a surgir. Esse é um problema típico da falta de um organograma que estabeleça os papéis na empresa, agregando ordem ao que é feito.

Por causa desse e muitos outros problemas, é possível afirmar que o organograma é essencial à empresa. Ele não ajuda apenas a definir quem faz o que, mas também facilita o entendimento da estrutura organizacional e gera maior alinhamento ao trabalho. No entanto, existem muitos outros benefícios. Confira agora os principais deles para o seu negócio.

O organograma facilita o entendimento dos níveis da empresa

Mesmo nas empresas mais flexíveis, em que existe uma menor quantidade de cargos C-Level (isto é, de chefes), o entendimento de quem está no topo e na base da empresa é importante. Isso facilita o controle das tarefas e melhora a comunicação institucional.

De modo geral, há três principais níveis organizacionais:

  1. nível estratégico — representado pela direção da empresa;
  2. nível gerencial — representado por gerentes e chefes de equipes;
  3. nível técnico — representado por analistas, técnicos e operários.

O organograma facilita o entendimento dos níveis organizacionais, permitindo, com certa facilidade, a identificação de quem está no topo, no meio e na base da empresa.

Mesmo nas organizações que rejeitam a ideia de hierarquia — como a Zappos, que adota o regime de holocracia —, quando há alguém no comando, geralmente mais experiente e competente, isso tranquiliza e gera credibilidade para quem está na base.

Melhora a comunicação interna empresarial

Outro benefício está na melhoria da comunicação interna. Quando cada liderado entende quem é seu superior, a relação e a própria comunicação podem melhorar. Parece algo simples, mas certamente não é. Em muitos negócios, falta o entendimento de quem é o superior imediato de cada profissional, o que causa conflitos internos.

A relação líder-liderado é essencial ao diálogo, pois os líderes transmitem informações do topo para a base da organização. Se essa relação não for adequada — e nem mesmo entendida, no caso da falta de um organograma —, é provável que a comunicação interna empresarial seja prejudicada, se tornando realmente disfuncional.

Aumenta a produtividade diária

Em geral, o nível de produtividade das empresas é considerado baixo. Um estudo veiculado pela Exame afirma que apenas 39% do expediente é realmente produtivo e o resto é perdido com atividades paralelas. Por sua vez, ao entrevistar 38 mil profissionais, a Microsoft descobriu que 17 horas semanais são perdidas por improdutividade.

Os motivos para a baixa produtividade são diversos, mas a falta de alinhamento dos profissionais e equipes é um dos principais. Quando a estrutura organizacional é bem delineada, a produtividade da equipe é afetada positivamente. Isso porque todos entendem seu papel e o que devem fazer para que o negócio seja bem-sucedido.

Ainda é possível destacar uma série de benefícios secundários, decorrentes do aumento de produtividade. Por exemplo: o aumento da economia por escala, a maior competitividade organizacional e a eficiência operacional diária. Um negócio produtivo é mais atraente, rentável e tem ampla capacidade de crescimento.

Otimiza o onboarding de novos talentos

O processo de onboarding consiste na integração de profissionais recém-contratados à empresa, permitindo que se sintam verdadeiramente parte da equipe. Para que esse processo seja bem-sucedido, é preciso apresentar a empresa, as equipes de trabalho, o superior imediato e a liderança da organização.

Em pequenas empresas, está tudo certo, pois toda a apresentação aos líderes pode ser feita em alguns minutos (afinal, são poucos), mas de acordo com o tamanho da empresa, há maior dificuldade em apresentar a liderança e explicar a estrutura organizacional, afinal de contas, tudo fica mais complexo. Sendo assim, é preciso que a empresa disponibilize o organograma.

Aqui, é preciso destacar que o organograma é uma importante ferramenta visual. Ele facilita o entendimento de toda a estrutura do negócio — algo de grande valor para o processo de onboarding. O talento pode entender quem é seu superior imediato, como é composta a liderança da empresa e quais cargos mais se relacionam com o seu trabalho.

Ajuda na construção da cultura de transparência e organização

A cultura representa o conjunto de crenças, hábitos e valores que são compartilhados dentro da empresa. Não há cultura certa ou errada, mas existem aquelas mais funcionais ao sucesso empresarial. Quando valores como transparência e organização são integrados à cultura, certamente, melhores resultados podem ser atingidos.

O organograma tem um forte peso nesse sentido. Com ele, cada talento se sente mais bem situado na empresa. De igual modo, entende que há transparência e organização na estrutura do trabalho. Mesmo os funcionários recém-contratados, integrados pelo processo de onboarding, conseguem entender e incorporar essa nova cultura ao dia a dia.

Quais os benefícios do organograma na empresa?

Para a área de gestão de pessoas, o organograma é uma importante ferramenta. Ele pode ajudar em diferentes processos, seja na identificação de inconformidades, seja na hora de aplicar novos processos.

No entanto, seus benefícios vão muito além disso. A seguir, apresentamos os principais deles para você entender o quão importante o organograma é para um negócio.

Estruturação de cargos

Um dos processos que podem ser melhor conduzidos quando a organização conta com um organograma bem elaborado é a reestruturação das equipes e contratação de novos colaboradores. A ferramenta auxilia na definição de várias questões, como as atribuições, os deveres e a missão do cargo que se deseja preencher.

Na hora de preencher uma posição é importante considerar a qualificação desejada do colaborador, incluindo eventuais treinamentos aos quais ele deve ser submetido para assumir o cargo — e o organograma ajuda a visualizar essas demandas.

Planejamento de recursos

O organograma também é importante para se avaliar como estão sendo utilizados os recursos da empresa no que se refere ao seu capital humano. Após estruturada, a ferramenta permite, por exemplo, identificar sobreposição de funções que podem ser extintas ou realocadas.

Também permite que se avalie se a estrutura de salários aplicada na organização é condizente com as exigências de cada cargo no que se refere ao nível de capacitação desejada e a importância para a empresa, entre outros aspectos.

Isso permite reavaliar a matriz de remunerações, adequando-a, quando necessário, às demandas da organização.

Definição de planos de carreira

Um organograma consolidado é uma ferramenta essencial na definição de planos de carreira para os colaboradores, que é um importante fator de motivação e engajamento para a força de trabalho.

Com um organograma claro, o setor de Recursos Humanos pode delinear de forma mais realista como se dará a progressão dos funcionários na estrutura da empresa, e o próprio colaborador consegue visualizar as possibilidades de crescimento dentro da organização e quais as habilidades e competência ele precisa desenvolver para tanto.

Prevenção do acúmulo de funções e o retrabalho

O organograma permite aos gestores identificar se há colaboradores na empresa com excesso ou desvio de atribuições, as quais deveriam ser redistribuídas ou desdobradas em mais de um cargo.

Também ajuda a localizar quando uma mesma função é delegada a mais de um cargo, o que gera retrabalho. As duas situações, além de gerarem desperdício e mal aproveitamento dos recursos, podem comprometer a produtividade dos colaboradores.

Quais os tipos de organograma corporativo?

Se nas empresas de menor porte aos níveis hierárquicos entre os colaboradores são claras, nas organizações maiores é importante documentar e representar, por meio do organograma, essas relações.

A estrutura básica de um organograma é formado por figuras que representam os cargos e linhas, apontando as relações entre eles e facilitando a compreensão de como eles se relacionam.

Essa é a organização básica da ferramenta, que pode ser elaborada em diferentes modelos, cada um com características específicas

Assim, existem diversos tipos de organograma. Alguns são expressos na horizontal e outros na vertical. Alguns são representados por pessoas e outros por funções da empresa. A forma como a organização é administrada é um ponto-chave para determinar o melhor modelo de organograma para representá-la.

De toda a forma, é crucial entender qual é o mais adequado ao seu negócio e como utilizá-lo na prática. Para tanto, separamos uma lista completa para você. Entenda os principais!

Organograma vertical

É o formato mais conhecido. Ele expressa a estrutura organizacional de cima para baixo, sendo que o presidente, proprietário ou executivo-chefe geralmente está no topo. É também o modelo mais visto nas páginas de busca e dentro das empresas.

Quando falamos de organograma vertical, nos referimos exclusivamente à sua estrutura. Isto é, um modelo do tipo top-down, do topo para baixo. Logo, é possível que suas caixinhas sejam representadas por pessoas, funções ou até departamentos.

Organograma horizontal

A essência é a mesma que a do organograma vertical, mas em termos gráficos, o organograma horizontal apresenta uma grande diferença. As caixinhas são apresentadas horizontalmente, sendo que os cargos de estratégia e comando estão na esquerda e os cargos operacionais na direita.

Nesse sentido, ele parece com uma estrutura hierárquica deitada, crescendo sempre para as laterais. Ele pode ser muito útil para organizar projetos ou departamentos de um estabelecimento, agregando uma percepção mais igualitária e menos hierárquica.

Organograma por pessoas

Comumente identificada em pequenas empresas ou nos departamentos, a estrutura por pessoas define o nome e as posições de cada funcionário. Seu grande benefício é a comunicação direta e eficaz, mas é realmente insustentável em grandes negócios.

Quando o empreendimento cresce, fica muito mais difícil estruturar um organograma compreensível e ainda gravar o nome de cada funcionário. Imagine uma empresa com 3 mil empregados, por exemplo. A representação gráfica da estrutura seria imensa.

Organograma por funções

É um modelo muito mais adequado para pequenas empresas, pois trata os funcionários de maneira coletiva e os distingue pela função exercida. Por exemplo, em vez de citar o nome de cada vendedor da empresa, destaca a função “vendas”.

A principal vantagem do modelo de organograma por funções, ou funcional, é a comunicação vertical e a facilidade de visualização da estrutura hierárquica. Além disso, geralmente é mais simples compreender sua representação gráfica e, portanto, manter os profissionais coordenados no expediente.

Organograma por projetos

Com o objetivo de construir uma cultura de inovação e eliminar a ideia de controle, algumas empresas adotam o organograma por projetos. Existe a diretoria, depois os projetos (A, B, C, D etc.) e seus respectivos integrantes (líder de projeto, chefe de produto e desenvolvedores). Sendo assim, a ideia de hierarquia é menos nítida.

Essa estrutura também é comum em empresas projetistas, com tarefas com início, meio e fim. Por exemplo, escritórios de arquitetura ou agências de marketing.

Organograma circular

Nesse modelo, o comando da empresa está no centro do círculo e as demais funções, dependendo do nível hierárquico, ao seu redor. Portanto, forma um círculo quase perfeito e ressalta o trabalho em equipe, mitigando a percepção de nível e hierarquia.

Há vários exemplos de empresas que utilizam o organograma circular. Na esfera privada, um dos principais destaques é a Apple. Já na pública, o Banco Central do Brasil é um ótimo exemplo.

Organograma em barras

Outro modelo intuitivo é o organograma em barras. Ele é representado por longos triângulos posicionados na vertical, que começam alinhados à esquerda e se estendem para a direita. Em geral, se parece com um gráfico em barras posicionado na vertical.

Nesse caso, o tamanho do retângulo é proporcional à importância do cargo. Portanto, os cargos de comando são representados por barras maiores e os operacionais por barras menores.

Organograma matricial

Esse modelo de organograma é especialmente útil para demonstrar os níveis hierárquicos de uma empresa. Nos negócios em que não há uma organização mais clara das unidades funcionais, ele é ideal para visualizar a quem cada funcionário deve se reportar.

Dessa forma, cada colaborador identifica claramente quem são seus colegas, seus superiores e quem ele deve procurar no momento de solicitar orientações sobre o seu trabalho.

Ele também é bastante útil na hora de representar, dentro da organização, as estruturas temporárias que agregam mais de uma unidade funcional para o desenvolvimento de um projeto específico, por exemplo.

Como criar um organograma?

Criar um organograma é um trabalho que exige, sobretudo, atenção. É preciso considerar as diferentes funções da empresa, bem como suas conexões e posições hierárquicas.

Um organograma mal feito pode resultar em desavenças e até mesmo na percepção indevida de submissão. Em geral, é indicado que cada função tenha apenas um superior direto.

Há diversas ferramentas que podem ser utilizadas para criar o organograma, como softwares especializados e o próprio Excel da Microsoft. Confira a seguir como fazer!

Defina que tipo de organograma usar

Como explicado, o tipo de organograma pode dizer muito sobre a empresa e sua cultura de trabalho. Enquanto alguns modelos demonstram uma sólida hierarquia, outros otimizam a percepção de coletividade ou trabalho por projeto.

Por essa razão, o primeiro passo é identificar o tipo de organograma. Será na vertical, horizontal, circular ou em barras? Para decidir com eficiência, reflita sobre qual é a percepção que deseja transmitir aos empregados. Assim, fica mais fácil adotar o modelo adequado.

Conte com a ajuda da tecnologia

O organograma pode ser feito no Excel. Na aba “SmartArt”, há uma série de hierarquias que podem ser utilizadas. Todavia, também existem sistemas específicos e que tornam a criação do organograma mais profissional. Avalie qual tecnologia é mais adequada ao seu negócio e orçamento disponível.

Mantenha-o atualizado na entrada de novos funcionários

recrutamento e seleção (R&S) é parte fundamental da empresa. Isso porque novas pessoas estão sempre integrando o quadro de trabalho. Então, também é preciso atualizar periodicamente o organograma, especialmente, se for o modelo “por pessoas”. É necessário lembrar que o organograma é crucial no processo de integração, ajudando o novo talento a se sentir parte do time e entregar melhores resultados.

Enfim, agora, você está por dentro do assunto. Como vimos, há uma série de benefícios em desenvolver o organograma na sua empresa. Ele facilita o entendimento da estrutura organizacional, melhora a comunicação interna e até a produtividade dos funcionários.

Portanto, avalie qual modelo é mais apropriado ao seu negócio e não hesite em aplicá-lo!

Nosso artigo foi útil para ajudá-lo a compreender a importância do organograma para a sua empresa?

Que tal agora conhecer um pouco mais sobre recrutamento e seleção e descobrir como a Kenoby pode ajudar o seu negócio a qualificar esses processos? Basta entrar em contato conosco e conversar com um dos nossos consultores.

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