O processo de onboarding nas empresas vem gradativamente ganhando importância, tendo em vista que elas precisam ser cada vez mais produtivas para se destacar em seus mercados. Por isso, saber como criar um processo de onboarding é um esforço válido para garantir que os novos colaboradores possam ser integrados à equipe de forma rápida.
Mas esse não é um trabalho simples. Os primeiros momentos de um novo funcionário na companhia requerem vários cuidados, desde a correta transmissão da cultura organizacional até questões práticas do dia a dia.
Ao longo desta leitura você vai aprender a criar um processo de onboarding nas empresas. Se você quiser saber mais sobre como manter seus colaboradores engajados, baixe também o nosso guia completo sobre retenção de talentos. Boa leitura!
O que é onboarding nas empresas?
Onboarding é um processo que conta com uma série de ações estruturadas não apenas para integrar os novos colaboradores, mas também para se adaptem mais facilmente ao ambiente laboral.
Essa estratégia é composta por várias atividades que envolvem todos os departamentos da empresa. É importante que você saiba que o processo de onboarding vai além da primeira semana de trabalho de um novo colaborador e requer ações estruturadas e consistentes para atingir seu objetivo.
Quais são os benefícios do onboarding?
O processo de onboarding traz diversas vantagens para a empresa. Na sequência, separamos os principais para você. Veja!
Aumento do engajamento dos profissionais
Esse é o momento ideal para aproveitar o alto índice de motivação dos funcionários a fim de cativá-los nos propósitos da organização e, principalmente, de envolvê-los na missão da empresa. Com isso, torna-se possível aumentar o nível de engajamento ao longo do tempo, o que significa mais produtividade e eficiência para o negócio.
Capacitação para a função
Processos eficientes de onboarding incluem uma visão geral a respeito do negócio e também treinamentos específicos de cada área. Mesmo que o profissional já tenha conhecimento sobre sua função, esse é o momento ideal para moldá-lo de acordo com a necessidade da empresa, de modo que suas entregas sejam alinhadas com os objetivos da organização.
Menor rotatividade
Quando a empresa dedica tempo e esforços para apresentar sua cultura, missão, visão e valores, além de acolher os novos colaboradores com uma recepção humanizada, as chances de eles se adaptarem às novas funções são maiores. Com isso, o índice de turnover é reduzido, e as pessoas tendem a se tornar mais engajadas com os objetivos do negócio.
Socialização dos novos colaboradores
Um processo de onboading eficiente promove a socialização dos colaboradores com a equipe, facilitando a adaptação ao novo grupo. Tarefas práticas como decorar nomes, senhas e ramais, distinguir as atividades dos setores e uma infinidade de outras informações também são facilitadas com o processo de integração na empresa.
Aumento da produtividade
De posse das informações necessárias para executar suas tarefas, as pessoas reduzem o tempo de aprendizagem e conseguem entregar resultados logo nas primeiras semanas. Isso significa um importante diferencial competitivo para a organização.
Como criar um processo de onboarding eficiente?
Existem alguns passos que você pode seguir para criar um processo de onboarding eficiente. Saiba quais são agora mesmo!
Deixe claro quais são as atribuições do cargo e os benefícios
Como já adiantamos, o processo de onboarding começa logo na divulgação da vaga. Nesse momento, devem ser apresentadas as principais obrigações do cargo.
No primeiro dia, essas informações podem ser reforçadas com, por exemplo, a exposição da jornada de trabalho, das funções da vaga, da hierarquia, entre outros. Depois, é importante explicar quais as vantagens de ocupar o cargo. Como funcionam os benefícios? Qual o salário e as datas de pagamento? Existem adicionais por insalubridade ou periculosidade?
Nesse momento, conte com a liderança do novo contratado para elucidar essas e outras questões práticas. Melhor do que qualquer outra pessoa, o líder tem a confiança e a autoridade para evidenciar os pontos críticos do cargo e poderá explicá-los da maneira mais adequada.
Comunique a nova contratação à equipe
É preciso preparar as pessoas, comunicando-lhes que um novo integrante chegará. Para isso, você pode elaborar um e-mail animado e compartilhar primeiro com a liderança, que pode replicar a informação ou autorizar que o setor de Gestão de Pessoas o faça. Isso fica a critério de cada instituição.
Alinhe os detalhes fundamentais, como data e horário de início, agenda do novo colaborador e quando ele estará disponível para conhecer os novos colegas. Quando você envolve os outros membros do grupo na contratação, isso gera uma sensação positiva e colaborativa, contribuindo para o que novo integrante seja bem recepcionado.
Conte a história da empresa e apresente as pessoas estratégicas
Para que o novo integrante possa se contextualizar a respeito da nova empresa, é importante contar a história da organização, desde a fundação aos dias atuais. Nesse momento, também devem ser transmitidas informações como missão, visão e valores, objetivos do negócio e mercado de atuação.
Aproveite a situação para mostrar o organograma e também para apresentar pessoas estratégicas, como a liderança direta e outros colegas que farão parte do dia a dia do colaborador na empresa.
Faça um tour pela companhia
Um tour guiado pelas instalações da organização também é válido. Assim, o novo funcionário pode ter uma visão geral do estabelecimento e então identificar onde ficam os setores com os quais ele terá de se relacionar. Esse é o momento de apresentar as regras de proteção e orientar sobre os riscos que podem colocar em xeque a segurança do novo colaborador.
Dê tempo para as pessoas se adaptarem
Mesmo os profissionais mais experientes precisam de um tempo para se adaptar. Sendo assim, não exija grandes entregas nos primeiros dias. Deixe que o profissional conheça os objetivos principais da sua função e entenda de que forma pode ajudar no desenvolvimento da empresa.
Deixe os materiais de trabalho do novo colaborador esquematizados
Questões práticas, como local de trabalho, mesa, computador e senhas, devem estar preparadas para receber o novo colaborador. Parece básico, mas muitas empresas deixam o funcionário esperando dias por materiais simples de trabalho.
É importante alinhar tudo com a liderança e acionar os setores responsáveis. Vá além e deixe um brinde ou um recadinho de boas-vindas na mesa do colaborador. Isso mostra que ele é bem-vindo e que a empresa esperava pela chegada dele, o que contribui para o aumento do índice de motivação e engajamento do novo profissional.
Como vimos ao longo do texto, fazer o onboarding nas empresas requer ações planejadas e estruturadas. Esse processo de integração de novos colaboradores confere importantes diferenciais para a organização. Uma vez que o profissional tende a se adaptar mais rapidamente, pode oferecer melhores entregas já nos primeiros meses de atividade.
Se você gostou deste artigo sobre como criar um processo de onboarding nas empresas, confira também as principais tecnologias utilizadas na gestão de recursos humanos.
