Descrição de cargos: 10 boas práticas para utilizar na sua empresa

O que é descrição de cargos na empresa

Para que um negócio de certo, é preciso que diversas pessoas se unam com o intuito de atingir um objetivo em comum. Essas várias pessoas têm habilidades e conhecimentos distintos, e devem somar forças para o sucesso do que está sendo feito.

Todavia, para que haja máxima eficiência, todos não devem ser responsáveis por tudo. A verdade é que cada membro da organização precisa ter uma função específica, com atribuições claras do que fazer no expediente. Ou seja, é preciso da descrição de cargos.

Grosso modo, a descrição de cargos é a formalização, em documento escrito, das tarefas e responsabilidades de cada posto de trabalho. Nesse sentido, uma descrição bem-feita informa o que cada cargo faz, como executa e por qual motivo faz ao longo do expediente.

Com uma boa descrição de cargos, é possível ter clareza acerca do que deve ser feito na empresa, garantindo que cada profissional se especialize em atividades específicas. Isso aumenta o poder de ação das equipes e, por consequência, dos empreendimentos.

No entanto, é importante não confundir a descrição com a análise de cargos, afinal, são tarefas distintas. A análise aborda os aspectos extrínsecos ao cargo, isto é, quais competências o ocupante do cargo deve ter. Dessa maneira, será possível analisar se há sinergia entre o profissional e o cargo, o que resulta em uma ótima contratação.

O ideal é ter uma descrição clara de todos os cargos existentes na empresa. A partir daí, será possível realizar as análises necessárias, criar planos de cargos e salários, e até mesmo planos de carreira. No final, o setor de Recursos Humanos e o negócio serão beneficiados.

As 10 dicas para a descrição do cargo

Descrever um cargo é um processo com início, meio e fim, então, é necessário conhecer suas principais etapas e como aplicá-las na prática. Desse modo, além de melhorar o entendimento dos atuais profissionais do negócio, será possível criar descrições de vagas mais atraentes para o processo de recrutamento e seleção. Para saber mais, continue a leitura!

1. Conheça a estrutura da descrição de cargos

Antes de elaborar a descrição de cargos, é importante conhecer sua estrutura. Com isso, você poderá saber quais são os dados mais relevantes que devem ser considerados. Esse modelo pode variar de acordo com o tipo de empresa. No entanto, existem algumas informações básicas que são importantes em praticamente todos os casos. São elas:

• identificação;
• organograma;
• missão;
• atividades;
• formação acadêmica;
• experiência exigida;
• competências;
• treinamentos obrigatórios.

2. Elabore um título correto e realista

O primeiro item da estrutura diz respeito à identificação, ou seja, o nome dado ao cargo. Ele será responsável por despertar a atenção dos candidatos e, por isso, deve ser criado com bastante cuidado. Um erro comum é cometer exageros apenas para “embelezar” ou sofisticar o título da vaga. Portanto, evite essa prática.

É recomendado que a denominação seja objetiva e descritiva. Além disso, deve-se respeitar a hierarquia da organização. Se está em dúvidas sobre o título mais adequado, vale conferir páginas de emprego como Catho ou SINE, e avaliar a nomenclatura dos cargos atuais.

3. Defina as competências necessárias para a vaga

As competências representam o alinhamento entre habilidades, conhecimento e perfil comportamental. Definir quais são as competências necessárias para o profissional que exerce aquela função é outro ponto importante da estrutura básica da descrição de cargos.

Crie uma pequena lista como os conhecimentos, habilidades e atitudes (geralmente, abreviados para C.H.A.) demandados pelo cargo. Saiba mais sobre esses três pontos:

• conhecimento: se refere ao saber teórico, como um curso técnico;
• habilidade: diz respeito à prática, como saber negociar ou se comunicar com eloquência;
• atitude: está relacionada à postura diária, como pontualidade.

Para isso, identifique primeiramente quais são as expectativas e necessidades do cargo. Na hora de comunicar, seja objetivo e detalhista. Vale lembrar que o desenvolvimento dessas competências também depende do treinamento oferecido aos funcionários.

4. Estabeleça o método para coleta de dados

As demais informações necessárias para a descrição de cargos podem ser obtidas por meio de métodos. Embora seja comum fazer uma combinação entre elas, existem três metodologias que mais se destacam.

Observação local

Utilizada principalmente para tarefas manuais ou mais simples. Sua descrição é possível a partir da observação do trabalho dos colaboradores. Apesar de facilitar a compreensão de cada atividade, esse método exige muito tempo em sua execução.

Questionário

Bastante utilizado nos mais diversos cargos, é realizado por meio do preenchimento de um questionário padrão previamente elaborado. É rápido e econômico, porém, pode envolver uma série de falhas, por depender da ação autônoma de profissionais que desconhecem as técnicas de descrição de cargos.

Entrevista

O método mais empregado no mundo corporativo consiste em uma entrevista com um funcionário que ocupa esse cargo, guiada por um profissional de RH. Quando bem estruturada, pode fornecer dados confiáveis e precisos. Seu único ônus é o custo, que é elevado, por exigir um profissional especializado.

5. Converse com o superior imediato do cargo

Outra ótima fonte de coleta de dados é o superior imediato do cargo, afinal, mais do que ninguém, ele sabe o tipo de pessoa com aderência à sua equipe. Solicite ao superior imediato que também responda à tabela de C.H.A., definindo os conhecimentos, habilidades e atitudes necessárias.

Se encontrar algum tipo de resistência, como má vontade, alerte o gestor e explique que isso é fundamental para encontrar um talento para a equipe, e que ele será beneficiado. Use as informações coletadas para estruturar uma melhor descrição de cargos, completando as informações que já tinha inicialmente.

6. Identifique necessidades particulares do cargo

Alguns cargos podem ter especificidades que, quando presentes em sua descrição, ajudam a torná-la mais completa. Temos como exemplos:

• condições de trabalho;
• possíveis riscos ocupacionais;
• responsabilidades gerenciais;
• dimensão das atividades;
• certificações específicas;
• relacionamento com clientes.

Para um gerente de projetos, por exemplo, é um grande diferencial ter certificação em PMP — Profissionais de Gerenciamento de Projetos, concedida pelo Project Management Institute. Avalie, então, as particularidades de cada cargo e veja o que demandam.

7. Realize uma descrição de cargo atraente para os talentos

A descrição do cargo será vinculada aos anúncios por meio da página de carreira, redes sociais, páginas de emprego e diversos outros canais de recrutamento. Por causa disso, é preciso caprichar na descrição e torná-la atraente. O tom da mensagem pode variar de acordo com o público de interesse.

Por exemplo, se deseja um profissional sênior para uma área burocrática, é possível que a mensagem tenha um tom mais formal. Na descrição, fale com clareza sobre o que a empresa espera do ocupante do cargo, com informações detalhadas e que eliminem dúvidas mais básicas.

Mostre também os benefícios que serão oferecidos para o ocupante. Itens como horário flexível, vale cultura e uso não obrigatório de uniformes são cada vez mais desejados. De um modo geral, esse é o momento de “vender o peixe” da empresa, mostrar que ela é realmente um bom lugar para se trabalhar e que merece a consideração do talento.

8. Encontre o melhor meio para divulgação da vaga

Do que adianta ter uma ótima descrição de cargo e não transmiti-la pelo melhor canal de comunicação com os candidatos? Não faz sentido algum! Então, é preciso definir os melhores canais — o que pode variar de acordo com o perfil que deseja atrair, bem como sua disponibilidade no mercado.

Atualmente, os meios mais usados são redes sociais, páginas de emprego e páginas de carreira (o famoso “trabalhe conosco” das empresas). Todavia, existem canais mais específicos, como sites de nicho para encontrar emprego. Eles oferecem relacionamento com uma categoria específica, como advogados ou desenvolvedores.

9. Preze pela clareza e evite generalizações

A comunicação é muito importante. É necessário ser objetivo e conciso. Contudo, o conteúdo da descrição de cargos não deve ser demasiadamente resumido, possibilitando a omissão de informações relevantes. Uma boa descrição é explicativa, detalhada e clara. Sendo assim, os melhores candidatos poderão compreender a vaga e se identificar com o perfil descrito.

10. Atualize as informações com regularidade

Por fim, é preciso que as informações dos candidatos sejam atualizadas com certa periodicidade, garantindo que não fiquem obsoletas. A verdade é que, cada vez mais rápido, as funções de um profissional estão mudando, especialmente pelo surgimento de novas tecnologias.

Nesse caso, é sempre importante analisar quais tarefas ainda são demandadas e quais devem ser incluídas na descrição de cargos. Assim, ótimos resultados poderão ser alcançados.

As aplicações e vantagens da descrição de cargos

Após descrever os cargos existentes na empresa, será possível ter acesso a uma série de benefícios. Por exemplo, será possível recrutar e integrar novos talentos com maior facilidade, bem como direcionar os atuais colaboradores. Confira nos próximos tópicos!

Melhoria na descrição dos cargos em aberto

Descrever bem um cargo em aberto é crucial à atração de talentos. Além disso, essa descrição será útil para analisar a aderência do candidato à vaga em aberto, melhorando a decisão acerca de quem permanecerá ou não no processo seletivo.

A correta descrição pode ser usada na divulgação das vagas em aberto, seja pelos meios online (redes sociais, páginas de carreira, portais de vagas etc.), seja offline (agências, headhunters, classificados etc.). Logo, será possível ter maior eficiência no que é feito.

Aprimoramento na auditoria dos atuais cargos

Muitas vezes, um profissional entra na empresa com funções específicas e, com o tempo, acaba por assumir novas tarefas que não são de sua responsabilidade. Para identificar a existência desse desvio, é preciso fazer algumas auditorias de cargos em aberto.

Em outros termos, é preciso comparar a descrição inicial dos cargos com o que os profissionais estão realmente fazendo ao longo do expediente, avaliando se tudo está nos conformes ou se há desvios indesejados. Assim, é possível promover melhorias.

Não é interessante desviar o funcionário de suas tarefas inicialmente definidas, podendo até ser motivo de processo trabalhista contra a empresa. Pode-se até terceirizar tarefas temporárias, mas não sobrecarregar o talento com encargos que não são de sua alçada.

Otimização da integração de novos talentos

Integrar gente nova é uma das principais funções do RH. Assim, é possível fazer com que os recém-contratados se sintam parte do “time” e entreguem resultados exponenciais. Para tanto, é preciso apresentar com clareza suas tarefas ao ingressar em um novo cargo.

Quando os novos contratados não entendem claramente o que fazer, sentem-se até perdidos ao longo do expediente. Isso implica perda de produtividade e objetividade nas tarefas diárias, aspectos que influenciam de modo negativo o clima de trabalho.

Há várias outras aplicações e vantagens relacionadas à descrição de cargos da empresa. É possível delinear melhor o que cada talento fará, dar uma visão clara aos atuais profissionais e criar melhores planos de carreira. Assim, todos ganham!

Os principais erros na descrição de cargos

Para finalizar, é preciso destacar os principais erros existentes na descrição de cargos. Eles podem impedir que as vantagens já descritas sejam alcançadas, bem como tornar o processo mais difícil para o profissional de RH. Então, é preciso ter bastante atenção!

O primeiro erro está na falta de envolvimento dos líderes imediatos na descrição dos cargos. Melhor do que ninguém, eles devem conhecer as tarefas dos seus subordinados, bem como os pontos críticos que merecem maior atenção. Logo, busque envolver o líder de equipe da descrição de cargos, ouvindo-o para definir as principais tarefas.

Um segundo equívoco é fazer uma descrição pouco funcional, sem objetividade e clareza suficiente. Descrever um cargo apenas por descrever não é nenhuma vantagem, portanto, tenha em mente que a descrição final do cargo deve ser clara, coesa e objetiva.

Ainda é necessário comparar a descrição dos cargos existentes na empresa com a descrição da concorrência, avaliando se as funções são similares ou se há lacunas que precisam ser superadas. Esse processo é comumente chamado de benchmarking. O intuito não é copiar a concorrência, e sim aprender e melhorar internamente.

Como você pôde observar até aqui, realizar uma descrição de cargos de qualidade pode até ser uma atividade trabalhosa, porém, também é indispensável para os gestores que desejam tornar seus processos de RH mais estratégicos, bem-sucedidos e eficazes.

Agora que já sabe como fazer uma boa descrição de cargos, aproveite para continuar aprendendo e descubra como implementar um plano de cargos e salários!